10 советов по выступлениям внутри компании

10 советов по выступлениям внутри компании

1. Выбор цели выступления, разработка его стратегии. Каким бы ни было ваше выступление, у него должна быть цель и структура. Основная мысль должна звучать и во время доклада, и во время ответа на вопросы. План выступления: небольшое вступление, основная часть (это могут быть тезисы и их доказательства, сводный отчет по работе за определенный период, описание текущей ситуации и т. д.), завершение (анализ ситуации и выводы, предложения, побудительные призывы), ответы на вопросы.

2. Доклад на совещании. Успешное выступление на совещаниях из раза в раз будет поднимать ваш авторитет среди сотрудников и в глазах руководства. Вы должны быть готовы отвечать не только по запланированному докладу, но и на любые вопросы, касающиеся вашего участка работы. В любом случае выступайте, только когда вам дадут слово, помните о временном регламенте, говорите по существу, а также не читайте с бумаги, а старайтесь поддерживать контакт глаз. Не всегда нужно придерживаться официально-делового стиля изложения – это зависит от норм внутри компании, однако логичность в высказываниях должна быть обязательно.

3. Как защитить свою точку зрения. Предлагая что-то на общем обсуждении или непосредственно руководителю, вы должны уметь отстоять свое мнение. Прежде всего ваше предложение должно быть основано на тщательном анализе ситуации и нескольких альтернативных решениях, из которых вы выбрали лучшее. Не используйте явную критику других предложений, приводите аргументы в защиту своего. Предъявите факты, экспертные заключения, статистику или кейсы из собственного опыта, подкрепляйте их грамотными выводами и собственной уверенностью. Попробуйте обрисовать наихудший результат, если ситуация будет развиваться по другому пути, – это часто действует очень убедительно.

4. Как реагировать на критику. Всегда сохраняйте спокойствие и не отвечайте сгоряча. Если в процессе выступления вам делают замечания, дайте оппоненту высказаться до конца. Не оправдывайтесь, сколь бы высокое по чину лицо вас ни критиковало, и не бросайте все силы на яростную защиту. Уравновешенность, рассудительность и логика изложения станут доводами вашей правоты. Критикой можно управлять: сами пригласите специалиста, мнение которого вы считаете авторитетным, на свое выступление и попросите дать обратную связь.

5. Как провести презентацию. Презентация – самый яркий и, возможно, самый эффективный вид публичных выступлений. Поэтому подготовка должна быть тщательной и длительной, у опытных ораторов на одну минуту выступления тратится один час подготовки. Апофеозом презентации является ее завершение, которое подталкивает слушателей к принятию решения. В конце нужно еще раз напомнить основную идею, подчеркнуть все плюсы своего предложения и добавить призыв к желаемому действию. Хорошим завершением станет также удачный ответ на вопрос.

6. Как сделать слайды для презентации. Правило «10–20–30» Гая Кавасаки гласит: 10 слайдов, написанных 30-м размером шрифта, на 20 минут выступления. Эти цифры подобраны опытным путем и являются оптимальными для составления презентации. Если вы не уложились в 10 слайдов, значит на них есть что-то лишнее. 20-минутная речь не позволит заскучать аудитории, и еще останется время для вопросов. А 30-й размер шрифта хорошо читается и воспринимается.

7. Зачем проводить мастер-класс. Мастер-класс существенно повышает ваш статус эксперта, поскольку, выступая в роли ведущего, вы расскажете и, что еще более важно, покажете, как применять на практике новую технологию или метод. Когда вы работаете долгое время, у вас появляются свои наработки, профессиональные секреты и приемы, и этому вы можете научить коллег и помочь им в совершенствовании своей профессиональной деятельности. Особенностью мастер-класса является практическая работа участников, поэтому нет ничего лучше для передачи своего опыта и повышения авторитета.

8. Важность организационных моментов. На каком бы мероприятии вы ни выступали, обязательно проверьте все заранее: компьютер, проектор, экран, колонки, микрофон, доску, канцелярию, раздаточные материалы. Для длительных мастер-классов договоритесь о напитках и продуктах питания участникам для использования в перерыве.

9. Учитесь на ошибках. Обязательно разбирайте свои выступления по итогам, анализируйте свои впечатления и слушайте отзывы коллег. Если есть возможность и это не помешает выполнению ваших основных обязанностей, принимайте участие во внутрикорпоративных мероприятиях, где выступают ваши коллеги. Наблюдайте за манерой выступления и реакцией слушателей, анализируйте удачные и неудачные моменты, перенимайте опыт. Это поможет вам улучшить свои ораторские навыки.

10. Проявляйте инициативу. Старайтесь расширять свой профессиональный кругозор и быть в курсе других процессов внутри компании. Выполняя чуть больше своих обязанностей, задавая правильные вопросы, беря на себя ответственность за результат, вы неизбежно становитесь лучшим сотрудником. Ваш авторитет возрастет, следовательно, к вашему мнению начнут прислушиваться, ваши идеи – рассматривать, а конструктивную критику принимать к сведению.

Потренируйтесь на выступлениях внутри компании и потом выходите на большие рынки. Вам необходимо стать спикером профильных конференций в вашей области. Свяжитесь с организаторами и предложите нестандартную тему, интересный кейс. Опишите тезисы вашего выступления. Перечислите свои регалии и заслуги, добавьте регалии компании, которую вы представляете. Связываться с организаторами стоит за один-пять месяцев до мероприятия в зависимости от его объема.