Займитесь дизайном

Займитесь дизайном

Если вы все-таки решили избавиться от проблемы, начните этот процесс с дизайна конкретной детальной системы по ее решению и предотвращению похожих ситуаций.

Возьмите отдельный лист бумаги для создания дизайна элементов подобной системы с помощью ответов на вопросы.

? Кто будет ответственным за дизайн системы?

Скорее всего, это вы. Тем не менее если у вас большая компания и вы видите системную проблему, решение которой можно переложить на чужие плечи, вероятно, именно это вы и захотите сделать.

? Какие основные шаги нужно включить в систему?

Опишите, какие последовательные действия или шаги (основные модули) в этой системе должны быть, чтобы она работала.

? Какие шаблоны и документы потребуются?

Задача системы – исключить необходимость в принятии решений. Их алгоритм должен быть встроен в систему, которую вы создаете.

Обычно в качестве дополнения к системе идут шаблоны, документы и чек-листы. Вы должны понимать, что из них понадобится, прописать все необходимые документы на уровне заголовков: шаблон для того, чек-лист для этого и т. д.

Помните, что шаблонов должно быть достаточно для выполнения задачи, а лишние будут мешать. Не пытайтесь завалить людей шаблонами – тогда у них возникнут проблемы с выбором, что и когда использовать.

? Какие элементы управления должны присутствовать в системе?

Как вы (или кто-то другой) будете ею управлять? Важно понимать, что в данной ситуации вы можете играть разные роли.

1. Быть исполнителем и менеджером в системе.

2. Быть менеджером, а само действие передать кому-то другому.

3. Быть исполнителем, при этом управлять будет кто-то другой.

4. И управлять, и все делать будут другие люди.

Вам необходима инструкция, то есть понимание, какие именно элементы управления должны присутствовать в системе, какая отчетность необходима, как должен осуществляться контроль и т. д.

Опишите заголовками все необходимые скрипты.

? Какое обучение должно быть включено в систему?

Человека, который будет работать по системе, нужно обучать. Опишите, какое обучение необходимо для работы с вашей системой.

? Какие процедуры внедрения и контроля должны присутствовать в системе?

Если в процедурах управления, которые вы описали выше, не было процедур внедрения и контроля, дописывайте их на этом этапе.

Важно: если ваша система обозначена как «система управления и контроля», для нее все равно необходимо прописывать систему контроля.

Например, у вас есть сотрудник, и вы прописываете систему, по которой будете им руководить и контролировать его работу. А потом формируете систему контроля за выполнением этих действий.

Таким образом, первую систему вы можете написать для менеджера отдела, который будет управлять работниками. Вторую систему управления и контроля составляете для директора, который будет управлять менеджером этого отдела.

? Как о новой системе узнают все работники?

? Как система будет внедряться?

Данный текст является ознакомительным фрагментом.