Методы эффективного делегирования текущих задач
Методы эффективного делегирования текущих задач
Теперь поговорим про методы эффективного делегирования задач и, что особенно важно, про делегирование текучки. Как с этим правильно поступать, чтобы получать более-менее хороший результат?
Понятно, что одно дело – читать об этом в книге, а совсем другое – реализовывать на практике. Как и любой другой навык, умение управлять эффективно нужно в себе тренировать.
И это одна из причин, почему о любой задаче, которая к вам поступает, вы должны размышлять именно в ключе: кто ее будет исполнять. Потому что даже если вы потратите на это больше времени, помните, что вы развиваетесь и тем самым тренируете навык управления. Каждая последующая задача постановки и управления будет вами осуществляться все легче и легче – это такой же процесс развития вас и вашего бизнеса. Поэтому возьмите за правило делегировать все, что можно, даже самые ничтожные дела.
Мы дадим вам несколько принципов, о которых всегда нужно помнить.
Первый принцип таков. Поначалу, когда вы берете нового человека, будь то фрилансер или штатный сотрудник, не давайте ему проекты. Только задачи, простые конкретные задачи. Поручайте что-то простое. Например, «сделать сайт» – это неподъемная задача. Вы получите на выходе непонятно что.
Но если вы даете конкретную и простую задачу, вроде «настроить на сайте определенный элемент определенным образом», тогда это выполняется проще и на выходе получается гораздо качественнее. Критерии выбора задачи: она должна быть простой с точки зрения того сотрудника, который будет ею заниматься. Он должен понимать, какие именно шаги и в какой последовательности ему нужно делать.
Если задача посложнее, то нужно разбить ее выполнение на предельно элементарные шаги, пока сотруднику не станет все ясно. Возьмем самый простой пример. Вы нанимаете Равшана и Джумшута. И если вы им скажете: «Сделайте ремонт в квартире», результат будет невообразим.
Если скажете: «Поклейте обои», это уже лучше, но на выходе будет все что угодно, и неизвестно, каким образом окажутся поклеены обои. Если же вы четко пропишете все шаги: «Сходите и купите обои такой-то марки с такими-то характеристиками, по такой-то цене, в таком-то магазине», шансы, что задача будет выполнена правильно, уже намного выше. И если все шаги от «сходить» до «купить» элементарны для исполнителя, тогда даете второй шаг: «Купите такой-то клей».
Третий шаг: «Этот клей используйте так: переворачиваете обои, кладете их на пол, накладываете на них клей»… Четвертый шаг: «Берете обмазанный клеем кусок обоев и прикладываете к стене вертикально» (подчеркнув, например, что обои нужно клеить именно вертикально). «При этом не клеите полоску до конца, а отступаете от потолка десять сантиметров, а от пола три сантиметра».
Следующий шаг: «Берете второй кусок обоев, накладываете его на три сантиметра на первый. Обязательно проследите, чтобы верхний и нижний концы совпали» и так далее.
Разумеется, если вы скажете: «Мне примерно такие обои поклейте, чтобы все было красиво», то придете в свой дом и обнаружите, что обои поклеены по диагонали, потому что, по мнению Равшана и Джумшута, так красивее. И вообще они подобраны разных цветов, где-то они стыкуются, а где-то – нет.
Мы взяли в пример поклейку обоев, потому что это просто и понятно. Вы можете это перенести практически на любую область деятельности, на любой процесс. Вы должны уметь расписать задачу на такие элементарные шаги, чтобы ошибки были совершенно исключены.
На следующем уровне вы уже сможете давать более общие указания. Потому что у сотрудника уже есть шаблоны и складывается методика. Ведь вы по ходу дела выращиваете своих сотрудников, и когда они под вашим руководством так «обклеят комнату», вы можете сказать: «А теперь сделайте то же самое вот здесь» с другой комнатой.
Но вы же понимаете, что эта комната будет в худшем случае в два раза менее качественно обклеена. Хотя работа и будет делаться по шаблонам, даже если вы отдаете указание сделать все абсолютно так же.
Как осуществлять переход к шаблонам правильно? Это вопрос о стандартных задачах, который одинаков в любой области. Что такое стандартные процессы, стандартные задачи?
Если у вас три раза возникла одна и та же задача, необходимо прописать пути ее решения, регламентировать их. То есть создается письменная четкая инструкция по решению той или иной задачи.
Какие-то элементы можете записывать в видео– либо в аудиоформате, особенно если дело касается интернет-задач. Очень неплохо работают видеосхемы, видеоинструкции. Мы всегда делаем их для своих сотрудников. И вообще, когда мы только начинали строить «Финанс-консалтинг», уже тогда для первого сотрудника прописывали четкие видеоинструкции.
Когда нанимали руководителей для отделов, проектов, различных направлений, в этом случае записывали уже объяснение по руководству, также в формате видео. Очень хорошо работает, когда рисуешь схему и двигаешься по ней, объясняя каждую деталь. У нас на сайте вы можете найти много таких примеров. Просто берете программку Camtasia и записываете видео. Работает очень хорошо. Рекомендую вам делать точно так же.
Итак, делаем вывод. Самое важное на начальном этапе – делегировать не проекты, а задачи, небольшие элементарные шаги. Вот, например, возвращаясь к тем же обоям. Если вы отдаете в исполнение мелкие шаги, такие как «купить клей», «купить обои», сотрудники точно знают, как это сделать, но в совокупности весь объем задач они охватить не могут. А проект – это, по сути, и есть комплекс элементарных задач. В делегировании и аутсорсинге в целом все валится именно тогда, когда вы передаете не задачи, а проекты. Поэтому делаем вывод: любой проект разбивайте на элементарные шаги. Такие простые, чтобы они были понятны исполнителю.
Как это проконтролировать? Вы описали проект, даете его исполнителю и по всем шагам подробно спрашиваете – понятно ли ему. Если есть необходимость, нужно переспрашивать, пока вы не убедитесь в том, что вас понимают. Потому что даже когда люди будут говорить, что им все ясно, может оказаться, что они все поняли с точностью до наоборот.
Для предотвращения этого после того, как они кивнули и подтвердили свою готовность, вы спрашиваете: «А теперь рассказывайте, как вы сами все это будете делать». Исполнители начинают рассказывать, а вы хватаетесь за голову и сокрушаетесь: «Только что ведь рассказывал им, три минуты назад, а они поняли все совсем не так!..»
К примеру, вы велели купить обои и слышите пересказ: «Нужно пойти и купить что-то, а что – не помню… вроде, обои… и наклеить их надо зубной пастой». Вы опять объясняете, что зубная паста ничего не приклеит. А что приклеит? Люди начинают размышлять и понимают, что нужно купить клей. И так далее. Мы, конечно, немного утрируем, но можете поверить, на практике все получается практически так же – намажут не ту сторону, приклеят на потолок и так далее.
Если вы не знаете всех деталей процесса, тогда делегируйте то, что знаете, и рассуждайте так: «Как только мы дойдем до элемента, который непонятен, мы с тобой его обсудим. Мы видим, что нужно взобраться на эту гору, скорее всего, за ней будет очень много других скал. Мы с тобой делаем план восхождения на видимую сейчас гору. Как только ты поднимешься на нее и увидишь остальное, мы с тобой обсудим, что делать дальше».
И начинайте так с любым сотрудником, даже если вам он кажется достаточно сообразительным. Делайте так, растите его постепенно. Человек что-то сделал, вы его поправляете, направляете, двигаете дальше. Повторяйте требования, повышайте критерий качества. В «пятой комнате» у него будет получаться гораздо лучше, хоть и чуть хуже, чем оригинал, но уже не так далеко от него. По крайней мере, выходить будет приемлемо.
И, разумеется, более сложные проекты вы должны давать только продвинутым людям. Из сотрудников, которые работают на вас, очень многие в принципе не способны тянуть целые проекты как взаимосвязанную цепочку задач.
Даже если вы рассказываете, что, для того чтобы поехать на машине, нужно взять ключ, вставить его и повернуть на девяносто градусов, после чего автомобиль заведется. Если коробка ручная, следует выжать сцепление, нажать тормоз, чтобы машина не сдвинулась, включить передачу, плавно отжать сцепление, нажать на газ – и автомобиль поедет. Каждый шаг в таком случае понятен. По отдельности человек все делает отлично: нажимает на педаль, двигает рычаг. «Да, все у меня получается». Говоришь: «Сделай все вместе». Он делает, а ничего не выходит.
А теперь самое смешное – вспомните себя в момент обучения вождению автомобиля. Было ли это для вас элементарно? В тот момент, нам кажется, у каждого происходило вскипание мозгов. Ведь нужно что-то выжимать, одновременно посмотреть туда и сюда и при этом управлять рулем и делать еще кучу всего. И этих шагов так много! И они такие сложные! И справиться с ними разом было практически невозможно.
Кто это в первый раз делал легко и без напряга? Если вы легко справились, вспомните, как в первый раз ехали задним ходом. Нажимаешь на педаль газа, машина едет. Поворачиваешь руль направо, а машина едет налево. И от этого у тебя глаза разбегаются. Руль ты крутишь в одну сторону, а машина едет совсем в другую.
Вы уже, наверное, поняли, что у многих людей примерно то же самое с выполнением любой проектной работы. У них все эти навыки и шаги просто не стыкуются. Для вас это кажется элементарным, как сейчас водить машину. Вы об этом даже не задумываетесь, а для других людей это очень сложно. Причем, к сожалению или к счастью, есть те, для кого это всегда будет как в первый раз.
Приведем пример с машиной. Мы в Таиланде арендовали автомобиль с правым рулем, а движение там левостороннее. И оба этих явления были для нас в новинку. Мы первый раз ехали по левостороннему и первый раз на праворульной машине. Первые пятнадцать минут для нас были взрывом каждой извилины мозга! Автомобили едут не с тех сторон, и твоя машина едет не как обычно. Ведь привыкаешь к габаритам с правой стороны. А тут все наоборот, и когда ты поворачиваешь, все едут почему-то в другом направлении.
У многих людей с проектами то же самое. Так что будьте бдительны, давая задачи. Поэтому на первом этапе поручайте только элементарные шаги. Если видите, что человек справляется нормально, можно дать ему простой набор задач. Что-то вроде мини-проекта, в котором будут «шаг 1», «шаг 2», «шаг 3». Посмотрите, справился ли он, справился – отлично. Давайте еще сложнее, постепенно увеличивая нагрузку.
И часть людей будет отваливаться. Так вы поймете, где пределы. Увидите планку, выше которой давать задания им нельзя, потому что задачу более сложного уровня они просто не сумеют выполнить. Причем у любого, у каждого человека есть такой предел. Даже у нас с вами. Вот вам сейчас дай задание – управлять филиалом «Газпрома» в крупном городе – и вы не сможете этого делать. А для кого-то другого, как вы понимаете, это будет элементарный процесс.
Часть ваших сотрудников будет расти, и вкладываться в их рост нужно, а часть не будет. При этом самое обидное – это не отсутствие стопроцентного развития персонала, а отсутствие желания развиваться. Люди просто не хотят расти. Любого человека можно научить – любого, кроме того, кто не хочет учиться. А таких большинство. При этом они могут говорить, что хотят, но своими действиями подтверждают обратное.
Следующий важный принцип в эффективном делегировании таков: крайне важно соблюдать промежуточный контроль. Это то, на чем сыплется большинство начинающих управленцев. Давая задание, они спрашивают о сроках: «Когда будет готово? В пятницу?» и удовлетворяются положительным ответом. «Хорошо, в пятницу в семь вечера я принимаю у тебя работу» – и со спокойной совестью забывают об этом.
Начальник думает, что целую неделю люди пашут, как проклятые, работают над заданиями, продвигаются вперед. Звонит им в пятницу в семь и слышит ответ: «Да, мы уже почти», который означает, что работа только началась. Может, сотрудники только что прочитали полученные инструкции и технические задания.
Привыкайте, что таково свойство фрилансеров: они начинают работу за пять минут до обговоренного времени сдачи. Если говорить о наемных сотрудниках или о тех, кто работает на вас постоянно, то здесь ситуация чуть-чуть лучше, но именно «чуть-чуть». Не заблуждайтесь, постоянные сотрудники ненамного лучше удаленных в плане соблюдения сроков.
Как решать эту проблему? Способ один – нужно чаще с ними взаимодействовать, что и называется «промежуточным контролем». Ежедневно вы напоминаете: «Каждый вечер ты должен отчитаться: за пять минут выложить по пунктам все, что сделал за день», а также требуете исполнения этого регламента. И если вы не сами организуете их работу, то с руководителей требуйте того же. Иначе мы можем гарантировать вам бардак.
Тут, конечно, нужно соблюдать баланс. Самый оптимальный контроль количества – раз в день. Но когда людей становится много, перед вами появляется вопрос об управлении чужими руками, о котором мы говорили. Тогда другие люди будут контролировать то же самое за вас.
Еще один принцип эффективного делегирования – конкретный результат. Вам нужно четко прописывать ожидаемый от исполнителя результат. Если вы даете абстрактные указания с обобщенными определениями вроде «сделай это красиво», данное понятие всегда будет сильно различаться в вашем понимании и понимании исполнителя.
И такие проблемы будут у вас до тех пор, пока вы не станете разрабатывать конкретные требования к результату. Желательно, чтобы они были четко измеримы какими-то категориями. Должен быть регламентированный чек-лист, по которому в будущем можно проверить: «Это сделано, это сделано…». Причем с указанием уровня качества и количественных показателей, что и будет означать выполнение задачи.
А для этого необходимо развивать своих людей. Нужно помогать им расти. Этому очень способствует предоставление большей самостоятельности. Стоит допускать и даже поощрять инициативу. Если сотрудник попробовал что-то сделать сам, при этом неправильно и с ошибками, то нужно это поощрить. Конечно, исключаются случаи, когда он действует наперекор вашим указаниям. Например, поклеил не вертикально, а горизонтально.
Но любые случаи, когда он действует лучше или добавляет что-то новое, нужно отмечать – и хвалить его за это. Даже если привнесение нового оказалось неактуальным, ошибочным или вовсе вредоносным. Ведь когда вы так воспитываете сотрудников, у них возникает привычка действовать самостоятельно. А эта привычка ценней, чем исполнение каких-то текущих указаний.
Есть такой щепетильный момент – способ работы с «уникальными» людьми. Есть особые участки работы, где требуется высококвалифицированная рабочая сила. Возможно, нужен эксперт высокого уровня. Особенно такая проблема встает с дизайнерами.
Бывает, они чуть ли не диктуют условия своему начальнику или тому, кто ставит им задачи, руководит проектом. Мол, мы люди творческие, и задание будем делать, когда придет муза.
На самом деле почти любое творчество – это в подавляющей своей части элементарные задачи. И любое творчество можно разбить на 90 % стандартной рутины и 10 % действительно уникальной творческой работы.
Это и есть ваш приоритет – разбивать на задачи. Нужно требовать от специалистов деления процесса на элементарные шаги и творческие элементы. Вы никогда не сможете избавиться от хаоса, частично вносимого креативом, он будет всегда. Но можете предельно снизить процент хаоса путем внесения ясности в процесс. Благодаря тому, что он станет осознаваем: «Это элемент творческий, а это стандартный, который имеет четкие сроки, критерии качества», и так далее.
Бывает, что сотрудник указывает: «А это я делать не буду. Мне кажется, плохо будет смотреться». Как с этим быть? Тут опять же вопрос прост – кто на кого работает? Как это так – вам сотрудник указывает, что ему нравится или нет и что он делать не желает? Кто кому платит деньги и за что?
Если вы считаете, что требование разумно, что это действительно так, то, возможно, имеет смысл прислушаться. Если человек говорит: «Знаешь, мне кажется, нужно сделать подобным образом. Так будет лучше», то при убедительности его слов вы можете согласиться: «Хорошо, молодец, давай делать так». А если он говорит: «Мне это не нравится. Я это делать не буду», вы спокойно отвечаете: «Хорошо, тогда это будет делать другой человек, которому я буду платить за это деньги».
Жалеть людей нельзя. Хороший человек – это не профессия. Вы нанимаете исполнителей. А вам не жалко, что ваша работа идет насмарку из-за того, что они плохо делают свою часть работы? А плохая работа одного сотрудника отражается на труде всех остальных, и значит, он подкашивает деятельность всего коллектива.
Вот об этом, нам кажется, и нужно жалеть. А остальное зависит от человека. Ведь любого можно чему угодно обучить. Но если человек сам не хочет развиваться и расти, вы никогда не заставите его это делать.
Данный текст является ознакомительным фрагментом.