Формат календаря

Формат календаря

С каким бы планировщиком – бумажным или электронным – вы ни работали, вам нужно выяснить, какой формат календаря вы предпочитаете. Общеиспользуемые форматы планировщиков на основе бумажных бланков представляют собой размещаемые на одном листе бланки календарей на день, неделю и месяц. Наилучшим вариантом будет планировщик, сочетающий в себе бланки календарей на месяц и детализированные бланки планов на день или на неделю, в зависимости от загруженности вашего расписания.

Напротив, программное обеспечение для компьютеров почти всегда дает вам возможность обзора расписания в любых масштабах времени, поэтому вам не придется выбирать. Вам необходимо, однако, убедиться, что выбранная вами программа позволяет вам вводить в свое расписание частично совпадающие или перекрывающиеся во времени задачи. Например, если с двух до пяти часов дня вы выделили время на подготовку отчета, но хотите запланировать на три часа дня телефонный звонок, позволит ли вам программа ввести в ваше расписание напоминание об этом? Некоторые программы этого не позволяют, что может значительно ограничить удобство работы с ними.

Другая возможность, наличие которой в программе я советую вам проверить, состоит в том, что программа должна визуально выделять зарезервированный вами блок времени. Например, когда вы запланировали деловую встречу в период с 2 до 5 часов дня, может ли программа четко выделить блок времени из трех часов цветом или пометить его рисунком? Или запланированная встреча появляется в расписании просто как запись напротив черты, соответствующей 2 часам дня?

Дополнительно к календарю и страницам для записи текущих задач все планировщики дают вам возможность регистрировать и отслеживать все что угодно: текущие расходы, отработанные часы, купленные книги, планируемые проекты, адреса и номера телефонов, дни рождения, списки планируемых подарков и многое другое. Выберите планировщик, который позволит вам записывать все, что вы хотите записывать.

Такой формат календаря на целую неделю удобен в тех случаях, когда ежедневный список ваших дел включает в себя от одной до четырех задач.

Формат планировщика, в котором на каждый день отводится одна страница календаря, удобен тогда, когда ежедневный список ваших дел включает в себя до двенадцати задач.

Такой формат планировщика (две страницы на день) является оптимальным, когда ежедневный список ваших дел включает более двенадцати задач, и, кроме того, если вы хотите записывать в него дополнительную информацию, например текущие расходы, список задач для сотрудников и т. д.

Формат «две страницы на один день» позволяет наглядно группировать задачи по типам

Если вы хотите сделать свой список дел более гибким, записывыйте свои задачи на небольших стикерах (Post-It), сгруппируйте их по типам задач и затем размещайте их бланках своего планировщика в удобном для вас порядке.

Это расписание составлено и распечатано с помощью электронного планировщика Palm Pilot. Его программные средства позволили мне ввести в расписание повторяющуюся задачу «Работа над книгой с 8 до 12 часов» одним нажатием клавиши.

Распечатка списка задач из электронного планировщика Palm Pilot. Обратите внимание, что задачи рассортированы и сгруппированы в соответствии с категориями и приоритетами. Указаны сроки выполнения задач, записи следуют в календарном порядке.

Составляя расписание с помощью электронного планировщика Palm Pilot, вы можете объединить список задач со списком встреч и контактов. Единственный недостаток – незавершенные дела нельзя автоматически переносить на следующие дни.