Глава 18 Десять способов привлечь к ответственности

Глава 18

Десять способов привлечь к ответственности

В этой главе…

• Уточняем поручение

• Объясняем важность

• Уведомляем других о взятых обязательствах

• Отслеживаем выполнение

При реализации проекта придется полагаться на ряд людей, административно вам не подчиненных. Предлагаю советы, как увеличить вероятность выполнения ими взятых обязательств.

Согласуйте с теми, кто действительно имеет полномочия

Уточните у административного начальника кандидата в участники проекта, действительно ли он свободен на это время. Об этом следует договариваться с самого начала, чтобы:

• уменьшить вероятность того, что участник вашего проекта в последний момент неожиданно получит другое назначение;

• установить отношения с его начальником. В этом случае будет легче обратиться за помощью, если возникнут проблемы;

• выяснить, кто в их подразделении распоряжается выделением ресурсов, и обеспечить соответствующие обязательства.

Как с организационной, так и моральной точки зрения, нового участника проекта следует поставить в известность об этих соглашениях.

Будьте конкретны в определении требуемых результатов, отведенных сроков и предполагаемых трудозатрат

Часто ваши надежды не оправдываются из-за неправильно понятых:

• требуемых результатов;

• установленных сроков;

• предполагаемых трудозатрат.

Конкретно указывайте, чего вы хотите, когда и сколько рабочего времени это займет согласно вашим расчетам.

Добивайтесь принятия обязательств!

Добейтесь, чтобы каждый взял конкретные обязательства. Не доверяйте общим фразам и банальностям типа:

• "Я попытаюсь";

• "Сделаю в лучшем виде";

• "Можешь на меня положиться";

• "Ты же знаешь, я всегда работаю в полную силу";

• "Твой проект гениален".

Записывайте все

Записанная на бумаге договоренность приобретает значение:

• достигнутого соглашения;

• напоминания о данном обещании.

Письменное обязательство более серьезно, чем устное. Не все верны своему слову, но на бумаге оно становится официальным заявлением.

Подчеркивайте важность назначения

Расскажите работнику, какое место занимает порученная ему работа в общем плане проекта. Понимая ее значение, он гораздо охотнее будет прилагать усилия.

Сообщайте другим о данных вам обязательствах

Не надо доводить до выяснения, чье положение выше. Если работник дорожит своей профессиональной репутацией, он будет о ней заботиться. И если о взятом обязательстве знают другие, то он постарается сделать все, чтобы его репутация не пострадала.

Согласуйте с работником график контроля за его работой

Обсудите, когда и как будет осуществляться наблюдение за выполнением работы, для того чтобы:

• исполнитель видел, что доверенная ему работа и ее своевременное выполнение важны;

• поддержать у исполнителя осознание нужности его работы и уверенность, что вы заинтересованы в ее своевременном выполнении;

• принять меры для устранения любых затруднений, как только они возникнут;

• ободрять положительной оценкой выполняемой работы.

При составлении графика контроля:

• выясните, когда работник планирует начать выполнение различных этапов порученной работы;

• согласуйте его с предполагаемыми сроками завершения этих этапов.

Контроль за индивидуальным выполнением работ

Проводите контроль в соответствии с установленным графиком. Неукоснительное соблюдение вами своих обязанностей станет для работника примером отношения к работе.

Для этого кроме непосредственных посещений можно использовать телефон, электронную почту и другие средства коммуникации.

В процессе проверок интересуйтесь, есть ли у исполнителя вопросы и не нужна ли ваша помощь.

Поощряйте хорошую работу

Если порученная работа выполнена вовремя:

• сообщите исполнителю, какое значение она имеет для вас, и поблагодарите за приложенные усилия;

• поставьте в известность других, включая остальных участников проекта, коллег и начальника исполнителя, об успешном выполнении принятых обязательств.

Действуйте решительно

Помните, взятые перед вами обязательства дают вам своего рода полномочия требовать их выполнения.