Распространение письменной информации

Распространение письменной информации

Письменным сообщениям присуща конкретность данных, однозначность слова. Кроме того, так легче сохранять информацию о прошедших событиях и распространять ее среди широкого круга лиц. К сожалению, письменной форме распространения информации присущи некоторые недостатки.

• Отсутствие возможности у получателей тут же уточнить значение и содержание предписываемых действий.

• Нет уверенности, что послания получены и правильно поняты.

• Вы не видите реакцию на послание.

• Она не подходит для дискуссий и мозговых штурмов.

Самое неприятное то, что вы не знаете, читают ли ваши послания вообще!

Чтобы повысить мотивацию читать ваши послания, примите следующие меры.

• Отправляйте их регулярно и в установленной форме. Так получателю легче найти нужную ему информацию.

• Будьте конкретны. Лучше несколько сообщений по отдельным вопросам, чем одно обо всем сразу.

• Избегайте терминов и аббревиатур.

• Ссылаясь на факты, укажите лицо, у которого можно получить о них исчерпывающую информацию.

• Применяйте современные методы выделения ключевой информации, например: цветом текста или фона, указанием степени важности на конверте и т. д.

• По возможности обсуждайте ваши послания с некоторыми получателями. Это даст вам представление о том, как их воспринимают.

• Старайтесь уместить сообщение на одной странице. Для длинных пишите краткое резюме.

Осторожнее с неопределенными выражениями типа "да, но…", которые вызывают ощущение, что вы, в силу обстоятельств, не даете полную информацию. Как-то на лекции я обсуждал со своими слушателями целесообразность делать доклады покороче, не больше одной страницы. Один из них уверял, что ежемесячные отчеты по его важным проектам меньше чем на десять страниц никак не умещаются, а шеф читает каждое слово.

Через несколько недель мне довелось беседовать с его шефом по совсем другим вопросам. Между прочим, тот пожаловался мне, что среди его персонала есть один чересчур старательный работник, который каждый месяц шлет отчеты объемом не меньше десятка страниц и такие подробные, что терпения больше чем на два абзаца не хватает. А он так надеялся, что мои лекции его вразумят!