День, состоящий из встреч

День, состоящий из встреч

Когда человек начинает деятельность внизу корпоративной иерархии, он работает с заданиями – будь то непосредственное написание кода, составление маркетингового плана или расчет зарплаты. Лучших исполнителей повышают – и они начинают управлять людьми.

Их главные занятия переносятся из области «посчитать» и «написать» в «поставить задачу», «утвердить план», «научить», «мотивировать», «помочь», «предоставить ресурсы», «поставить лучших специалистов на ключевые направления».

В зависимости от ситуации человек может продолжать вести какой-то проект сам. Например, в случае планирования покупки компании, когда команда, работающая над проектом, вынуждена быть малочисленной, начальник высокого ранга может составить маркетинговый план, который будет положен в основу интеграции нового бизнеса. Но в большинстве случаев основная работа все-таки ведется через подчиненных, а начальник во многом выполняет роль играющего тренера, определяющего цели и обучающего других.

Если рост продолжается, то следующий качественный скачок – это управление руководителями. Фокус еще больше смещается с оперативной работы и внутренних процессов, которые ведут подчиненные и их подчиненные, в сторону вопросов внешних: согласования действий со смежными отделами, определения новых направлений или корректировки общего курса, стратегических встреч с заказчиками или партнерами, выступлений в роли представителя компании (интервью, речи на конференциях, брифинги с аналитиками). Это объясняет, почему именно встречи занимают большую часть времени руководителя.

Иногда мои встречи и звонки начинаются с пяти-шести утра – есть всего несколько часов в день, когда можно одновременно собрать вместе жителей Америки, Европы, Азии и Австралии. А заканчиваться могут поздно вечером – лучшее время связаться с Китаем или Японией. Это могут быть большие встречи, например оперативная летучка по статусу продаж, рассказ о приоритетах нового квартала сотням специалистов одного из каналов сбыта или выступление перед командой маркетологов по поводу нового продукта. Могут быть относительно небольшие беседы с участием нескольких человек, посвященные анализу нашей стратегии, или переговоры с партнерами о совместной маркетинговой программе. Или просто обсуждение текущих вопросов с начальником или подчиненным.

Есть вопросы, которые лучше решать по электронной почте, – что-то простое, или требующее разового оповещения большого количества людей, или обсуждение, которое полезно задокументировать. С другой стороны, одна из самых распространенных ошибок молодых специалистов – попытка слишком сильно полагаться на электронную почту и копировать сообщения слишком многим, засоряя их почту. Если диалог требует больше трех вопросов-ответов или реального аргументированного спора, лучше назначить встречу. В разговоре трудно проигнорировать реплику или вопрос, как это можно сделать при общении по сети, и проще уточнить дополнительные детали. И конечно, обдумывая, кого пригласить, стоит обратить внимание и на экспертную, и на политическую составляющие вопроса. Чем меньше встреча по составу участников, тем она динамичнее, тем активнее присутствующие на ней люди готовы выражать несогласие и спорить, тем шире информация, которой они готовы поделиться. Если речь идет о непривычном способе решения проблемы, то большая встреча вряд ли поможет, так как большое количество участников – это верный способ прийти к самому консервативному варианту. Революции не совершаются голосованием. Если же встреча посвящена заключительному обсуждению давно известного вопроса, то лучше пригласить все заинтересованные стороны, чтобы не возникало обид и затаенного несогласия.

Жизнь по расписанию, когда весь день разбит на мелкие кусочки, быстро приучает решать вопросы в пределах отведенного времени. Если вы долго раскачивались и встреча продлилась дольше намеченного, вы начинаете терять ключевых участников: у них в расписании уже предусмотрены следующие встречи. Это не значит, что следует забыть навыки социального общения – пошутить вначале, пока все собираются, или спросить собеседника о чем-то простом и человеческом: недавнем отпуске или окончании ребенком школы. Пара минут личной беседы очень помогают поддерживать ощущение человеческого общения даже среди тех, кто никогда лично не встречал своего собеседника. Однако тратить время на беседу не по теме стоит аккуратно, чтобы успеть обсудить то, ради чего собрались. Впрочем, хотя об этом порой и забывают специалисты в начале своей карьеры, никто никогда не жалуется, если встреча закончится раньше намеченного срока. Если вы попросили час, а заняли пятнадцать минут, вряд ли стоит переживать и ни в коем случае не стоит искусственно затягивать время.

Вот еще несколько замечаний и наблюдений о жизни в условиях плотного графика.

– Жизнь по расписанию в рабочие дни означает, что сам по себе день без календаря в отпуске – это уже ощущение отдыха. (Теперь попробуйте объяснить это друзьям и родственникам, приехавшим «посмотреть Америку» и начинающим день с вопроса «Что у нас по плану?».)

– Спланированный на недели вперед календарь не означает, что в случае экстренной ситуации его нельзя перепланировать. Иногда, если надо поработать над чем-то срочным, приходится просить секретаря отменить все или большинство встреч, ранее намеченных на некоторый промежуток времени.

– Люди, редко назначающие встречи, иногда отправляют сообщение всей группе респондентов, нажав кнопку «ответить всем» с одной содержательной деталью: «Вася и Петя, я свободен завтра в три». При этом у большинства их коллег в списке, которому это было скопировано, возникает одно желание: заблокировать отправителю кнопку «ответить всем». Ею лучше пользоваться как можно реже.

– Отсутствие возможности пройти по коридору и заглянуть в щелку двери приучает думать заранее, когда и с кем потребуется поговорить. Ожидание свободного «окна» в календаре крупного руководителя может занять несколько недель. Намеченная заранее встреча создает стресс – надо успеть сделать всю работу к сроку. Но она также заставляет отсчитывать время назад и проходить предыдущие этапы подготовки вовремя. Аналогично вовремя поставленные сроки сдачи ускоряют проект.

– Если вы регулярно работаете с кем-то и вынуждены часто обмениваться информацией, то имеет смысл назначить определенное время для регулярных разговоров. Вместо того чтобы звонить друг другу каждый день по мелочам, вы оба подготовите один раз список вопросов и все обсудите, возможно, даже быстрее, чем намечали. Но и перебарщивать не надо, а то не заметите, как все расписание на неделю утонет в подобных «запланированных» разговорах.

– Трюк, которому я научилась у своего начальника: найти 30 минут в календаре в тот же день практически невозможно, найти пять минут можно почти всегда. Трюк, которому я научилась у подчиненной: на 15-минутный разговор люди чаще находят время и являются без опозданий, чем на 30-минутный.

Разговор по телефону замечателен тем, что вести его можно откуда угодно, даже в пижаме с дивана. Это дает многим возможность работать в определенные дни из дома, особенно если первые звонки начинаются в шесть-семь утра и продолжаются без остановок до самого вечера. IBM предоставляет такую возможность большому числу сотрудников. Это легко осуществить, когда вознаграждение зависит от результатов работы, а не от длительности присутствия в офисе. На сегодняшний день около 40 процентов наших сотрудников «мобильны», то есть работают из дома или от заказчиков, пользуясь телефоном и электронной почтой и приезжая на личные встречи только в случае необходимости. Так что еженедельные конференц-коллы в семь утра в моем расписании не так страшны даже для «совы».

Большинство из нас быстро приучило домашних к мысли, что врываться к маме в кабинет с вопросом во время разговора следует только в ситуациях, когда вы ворвались бы к ней и в офис – с огнетушителем в руках или жалобами на боль. Но не всем удается донести эту мысль до гостей дома, да и от лая на заднем фоне во время конференц-колла застрахованы лишь те, кто предпочитает кошек.

Обычно я начинаю свой рабочий день в семь-восемь часов утра с просмотра рабочей почты и телефонных разговоров, потом около девяти приезжаю в офис. Дальнейшее расписание состоит из личных и телефонных встреч, относящихся к моим основным областям работы на сегодня, преимущественно продажам и маркетингу, включая планирование выпуска на рынок новых продуктов. Это может быть обсуждение состояния дел по странам, разработки дополнительного инструментария поддержки продаж (обучения, материалов), стимулов продвижения определенного продукта или расширения сети партнеров, новых маркетинговых кампаний или позиционирования продуктов. Я также встречаюсь с аналитиками и прессой, особенно во время запуска новых продуктов или обновления стратегии. В командировках я часто выступаю на конференциях и «круглых столах» как представитель компании, даю интервью, встречаюсь с заказчиками и партнерами, провожу внутренние встречи, чтобы понять, с какими проблемами сталкиваются сотрудники и как убрать препятствия на пути дальнейшего роста бизнеса. Во время поездок мне часто приходится работать двойной день: когда в Европе или Азии рабочие часы и даже деловые ужины подходят к концу, просыпается Америка.

Тем не менее плотный график совсем не означает, что приходится отказываться от личной жизни, семьи, спорта или саморазвития.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.