5.6.9. Хранение и выдача учтенных копий НМД

We use cookies. Read the Privacy and Cookie Policy

5.6.9. Хранение и выдача учтенных копий НМД

При необходимости в использовании бумажной копии действующего НМД сотрудник организации направляет помощнику ГД запрос по электронной почте.

Помощник ГД распечатывает НМД на желтой бумаге и уведомляет сотрудника о готовности документа.

Почему именно на желтой, ведь это не пресса? Дело в том, что столы сотрудников подчас завалены разными документами, в том числе нормативными. Чтобы официально зарегистрированные копии НМД бросались в глаза, их надо каким-то образом маркировать. Например, распечатать на желтой бумаге или поставить штамп «Копия» красного цвета.

Когда сотрудник организации приходит забрать копию НМД, помощник ГД фиксирует факт передачи бумажной копии в электронном журнале выдачи учтенных копий.

Бумажная копия НМД выдается только после учета в журнале (рис. 5.6.6).

Сотрудник использует бумажную копию НМД до тех пор, пока не получит по электронной почте уведомление об отмене/пересмотре НМД. При получении такого уведомления сотрудник обязан в течение трех рабочих дней уничтожить бумажную копию НМД. Если при проведении внутреннего аудита выявится факт использования неучтенных копий НМД или копий НМД, которые отменены/пересмотрены, сотрудник организации лишается премии или других бонусов по решению ГД.

Рис. 5.6.6. Выдача учтенных копий НМД

Лучше сразу прописать штрафные санкции по отношению к сотруднику, допустившему наличие устаревших версий НМД на своем рабочем месте и/или жестком диске персонального компьютера. Это, например, может быть лишение месячной или квартальной премии в размере от 25 %.

Все НМД организации хранятся:

• в электронном архиве на сервере организации;

• в бумажном виде на белой бумаге с красной печатью «Контрольный экземпляр» в архиве организации.

Бумажные оригиналы НМД хранятся в архиве организации в нумерованных папках. Для каждой формируется лист «Содержание».

Также должна быть установлена номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Иными словами, номенклатура дел – это список пронумерованных папок[114], в которых хранятся документы. На обложку (корешок) заносят наименование структурного подразделения, название дела, его индекс, календарный год и срок хранения. На внутренней стороне обложки помещается опись документов, содержащихся в деле. Более подробное описание работы с номенклатурой дел организации и подразделений выходит за рамки моей книги.

Ответственность за ведение электронного и бумажного архива НМД несет помощник ГД.

Все НМД организации контролируемы. Это означает, что их выпуск, распределение, использование, изменение, хранение и уничтожение копий предыдущих версий проверяют ГД, его помощник и внутренние аудиторы.

Возможно, такое требование покажется слишком жестким, но по-другому работать с НМД невозможно. Если четко не отслеживать жизненный цикл по каждому НМД, через некоторое время в организации возникнет бумажный хаос.

Руководители компании могут иметь на своих рабочих местах папки документов, в которых находятся бумажные копии НМД. Каждая папка должна иметь идентификаторы принадлежности к структурному подразделению и лист с перечнем хранящихся в ней НМД («Содержание»)[115]. При замене НМД лист с перечнем нужно также заменить на новый, содержащий актуальную информацию. Папки документов нумеруются. Список папок с обязательным указанием ответственного находится у помощника ГД. Это контролируемый документ. Папки документов хранятся у ответственных лиц, контролирующих их содержание. Ответственные за папки назначаются распоряжением директора. Наличие бумажных копий НМД разрешено, но не поощряется.

Хранение электронных копий НМД на компьютерах сотрудников организации запрещено. При необходимости персонал пользуется электронными версиями, размещенными на сервере компании. Документы просматриваются в режиме «Только чтение» без возможности копирования на компьютер сотрудника.

Безусловно, жизнь вносит свои коррективы. В компании может не быть сервера, доступного для всех сотрудников, связь может оказаться некачественной, сотрудники могут находиться в командировке и т. п. Эти факторы стоит принимать во внимание при разработке процедуры управления НМД в конкретной организации.

НМД могут быть переданы за пределы организации только с разрешения ГД. При передаче копии на нее ставится синий штамп «Для информации» (то есть документ не контролируется).

Вопрос защиты информации – это отдельная и сложная тема. Сейчас есть специализированные программные продукты, которые комплексно решают вопрос информационной безопасности в компании.

Отмененный/пересмотренный НМД (с синей печатью «Отменен/Пересмотрен» на титульном листе) может храниться в архиве организации для информационных и методических целей отдельно от действующих документов. В электронном виде отмененные/пересмотренные НМД лежат на сервере компании в отдельном каталоге. Их хранение в электронном виде на компьютерах сотрудников запрещено.

Проекты НМД хранятся в отдельном каталоге на сервере организации.

Не реже раза в месяц помощник ГД осуществляет резервное копирование электронной базы НМД:

• в отдельную область жесткого диска сервера компании;

• на DVD и т. п. (зависит от решения IT-директора или менеджера).

Данный текст является ознакомительным фрагментом.