12.3. Проведение групповых обсуждений, в том числе групповой поиск и принятие правильных управленческих решений

12.3. Проведение групповых обсуждений, в том числе групповой поиск и принятие правильных управленческих решений

Нельзя сказать однозначно, для кого в большей степени сформулированы данные рекомендации, для лидеров или для менеджеров? В данном случае эти два понятия спаиваются в одно – управленец, руководитель.

Определитесь с типом собрания, вы можете проговорить это для всех участников вслух, чтобы люди понимали, какая перед ними стоит цель:

? Обмен информацией.

? Обучение.

? Анализ ситуации.

? Разрешение проблемы или поиск возможности.

? Принятие окончательного решения.

?

Вот разные примеры, сопоставьте, их, пожалуйста, с типами собраний.

Мы сейчас собрались исключительно для сбора информации, обсуждать и принимать решения будем в другое время.

Для нас сейчас важно проанализировать ситуацию. Мне нужно мнение каждого. Не надо ни с кем спорить, выражайте только свою точку зрения.

Сегодня мы не выйдем отсюда, пока не примем окончательное решение.

Правила проведения групповых собраний по поиску решения:

? Начинайте совещание вовремя, обязательно сообщите время его окончания.

? Оповестите цель и распишите повестку дня,

? Вводите на собраниях технологии, порядок обсуждения тех или иных вопросов.

? Лучше не обсуждать на собрании вопросы, не включенные в повестку дня. Но если все-таки, по вашему мнению, это целесообразно, то скажите, что это вы сделаете в качестве исключения.

Итак, все собрались, сейчас 10–05, мы обсуждаем вопрос до 11–00.

Основная цель – понять, как нам действовать в сложившейся ситуации. Повестка такая: каждый высказывает то, что он знает, без личных мнений, только голые факты. Затем вы выражаете свое мнение, что делать. После этого я возьму время для раздумий. Окончательное решение я буду принимать завтра.

Перед тем, как решать, будете ли вы обсуждать важный вопрос в группе пли индивидуально, иногда полезно взвесить все за и против.

Преимущества решений, принимаемых малого группой:

? Высокое качество коллективных идей.

? Со стороны участников обсуждения согласие с принятыми решениями в группе больше. Отсюда повышается уровень исполнения решения.

? Участие в важном групповом обсуждении повышает статус участников группы и, соответственно, увеличивает мотивацию.

Недостатки групповых решений:

? На подготовку, реализацию и анализ группового обсуждения необходимо время.

? При групповых решениях есть риск неопределенности персональной ответственности.

? При низком управленческом уровне лидера или сложных должностных или личностных взаимоотношениях членов группы, можно прийти к тому, что группа перессорится.

? Чем более сплоченная группа, тем большая опасность возникновения феномена под названием «огруппление мышления».

По поводу последнего пункта стоит поговорить отдельно. Можно сказать, что мы задеваем тему «Почему вредна сильная команда»! Обычно все же агитируют за сплоченную команду, сами знаете. А тут на тебе! Сильная команда может быть опасна. Да, такое тоже может быть. Это называется в социальной психологии огрупплением мышления. Что в таком случае происходит?

? У всех членов (или почти у всех) группы может возникнуть иллюзорное ощущение неуязвимости. Это, в свою очередь, приводит к неадекватному оптимизму и толкает людей на необоснованные риски.

? Вера в правое дело, в моральное превосходство над другими. Отсюда исходит недостаточное понимание моральных последствий своих решений и действий.

? Группа рационализирует свое поведение, то есть всегда умудряется найти причины того, почему в прошлый раз надо было сделать так, а не иначе. Можно говорить о сильном само оправдании и самозащите. Естественно, в таких условиях сложно говорить об анализе прошлых ошибок или пересмотре позиций.

? Если какой-то член группы начинает вести себя не в соответствии с любыми принятыми (сознательно или бессознательно) стереотипами или заблуждениями, на него оказывается сильное прямое давление.

? Другие группы воспринимаются крайне полярно: они либо враги, либо друзья (чаще враги). Лидеру противника достается еще больше. Он наделяется массой отрицательных качеств (глупый, агрессивный, пассивный, недалекий, мечтатель и так далее). Поэтому с ними (с другим лагерем) надо вести себя настойчиво и бесцеремонно (все равно попытаются обмануть).

? Высокая самоцензура группы. Факты и мнения, которые противоречат основным позициям группы, сознательно и бессознательно игнорируются. О них предпочитают не думать и не говорить.

? Появляются «защитники умов», которые любыми способами оберегают и защищают группу от фактов и данных, которые могут поколебать самоуверенность и самоуспокоенность группы, потому что они подвергнут сомнению правильность принятых решений.

Подумайте, пожалуйста, не происходит ли в вашей группе что-то подобное? Вообще-то, это происходит сплошь и рядом. К сожалению. Что делать, чтобы этого не допустить? Что делать, когда огруппление мышления уже налицо?

Сознательно во время обсуждений создавать два или три лагеря. Должна быть официальная оппозиция. Не стоит бояться быть неудобными друг для друга.

Конечно, будет здорово, если вы втолкуете своим людям такой принцип: «пока решение не принято, каждый имеет право на свою точку зрения, как только решение принято, все его безоговорочно выполняют». Рекомендую такую надпись иногда вывешивать в своем кабинете.

После группового обсуждения можно взять время для обдумывания и только потом принимать решение.

Форматы собраний.

Необходимо подчеркнуть, что эффект формата зависит от точного соблюдения алгоритма, инструкции, предписания. Если вы решили провести собрание по одному из ниже перечисленных способов и отошли от алгоритма, потом, пожалуйста, не заявляйте, что формат не работает. Лучше спросите себя, почему вы отошли от намеченного плана. Мы здесь не призываем к формализму, мы настаиваем на необходимости лидировать в собрании и контролировать его ход. Если вы уверены, что сейчас надо отойти от задуманной схемы, кто же против! Просто часто бывает, что руководитель недостаточно четко отслеживает этапы. Предлагаем вашему вниманию несколько возможных форматов на выбор.

Формат собрания по Джону Дьюи

? Описание ситуации, проблемы, причины возникновения;

? Установление критериев решения;

? Предложение возможных решений;

? Оценка вариантов решения;

? Выбор решения;

? Разработка плана реализации.

Формат десяти шагов

1. Установить контакт с группой;

2. Описать цели собрания;

3. Распределить межгрупповые роли;

4. Ввести технологию обсуждения, процедуру, алгоритм;

5. Уточнить условия обсуждаемой темы и цели, которые мы ставим в связи с этим;

6. Выбрать критерий или несколько критериев оценки ситуации;

7. Предложить варианты;

8. Принять решение – выбрать лучший вариант или несколько с обозначением приоритетности или времени исполнения;

9. Выявить степень понимания со стороны каждого участника и согласия каждого участника с принятым решением (если требуется, чтобы каждый член команды был уверен в правильности);

10. Согласовать дальнейшие действия каждого.

Формат идеального решения

Основное в данном формате – концентрироваться на том, что будет идеальным решением. Обсуждаемые вопросы:

1. Все ли согласны с характером проблемы?

2. Каким будет идеальное решение с точки зрения всех участвующих сторон?

3. Какие составляющие самой проблемы можно изменить, чтобы достигнуть идеального решения?

4. Какое из достижимых решений наиболее соответствует идеальному?

Формат одного вопроса

Здесь самое главное – попробовать сформулировать основной вопрос, ответ на который даст решение проблемы. Поэтому дается пять вопросов, подводящих, так или иначе, к основному вопросу.

1. Какой вопрос даст все необходимые группе ответы для выполнения поставленной задачи?

2. На какие вспомогательные вопросы надо найти ответ до ответа на главный вопрос?

3. Достаточно ли у нас информации для ответа на вспомогательные вопросы?

4. Какие ответы на вспомогательные вопросы являются самыми обоснованными?

5. Если ответы на вспомогательные вопросы правильны, какое решение будет лучшим?

Формат номинальной группы

Данный формат эффективен, когда вы можете ответить «да» как минимум на один вопрос:

? Некоторые участники группы могут подавлять активность других?

? Некоторые участники группы по каким-либо причинам не склонны высказывать свое мнение вслух?

? Вы хотите инициировать самостоятельное мышление каждого?

? У вас от шума и гама болит голова?

1. Участники не разговаривают друг с другом. Индивидуальная запись причин проблемы. Вы проговариваете обсуждаемую проблему, после чего просите каждого на отдельном листе написать возможные причины данной проблемы.

2. Многоразовое поочередное зачитывание причин. Вы просите по кругу зачитать по одной причине. Каждое мнение фиксируете на доске. Когда кто-то проговаривает свое видение причины, остальные отмечают у себя в листке, есть ли в их списке такая причина, чтобы не повторяться. Если нет такой причины, они ее записывают у себя. Прошел первый круг. Вы просите зачитать по второй причине и записываете ее на доске. Так повторяется до тех пор, пока не будут исчерпаны все мысли собравшихся.

3. Ранжирование причин. Вы просите каждого письменно проранжировать значимость выявленных причин. Собираете ранжировки каждого и на основании этого выносите интегральную оценку.

Формат достаточно эффективный и не требует много времени. Всем советуем иногда применять.

Формат мозгового штурма

Знаете, есть такой феномен, когда название конкретной торговой марки подменяет название товарной категории. Частая причина – либо первенство, либо лидерство компании с такой торговой маркой. Бренд становится настолько раскрученным, что в сознании клиентов ассоциируется с товарной категорией как таковой. Ксерокс стал синонимом копировальной техники, памперс – детских подгузников, джип – внедорожников.

К сожалению, с понятием «мозговой штурм» произошло то же самое. Под мозговым штурмом часто понимают все, что угодно, но не мозговой штурм. Посмотрим на основные, определяющие характеристики мозгового штурма:

? Создание наиболее комфортной атмосферы для участников обсуждения,

? Затрет на любую форму критики или оценки чужих или своих идей.

Основная задача – продуцировать любые, даже безумные, варианты решения проблемы. Вот основные этапы мозгового штурма:

? Разогревающий этап,

? Продуцирующий этап (лучше все фиксировать на диктофон),

? Анализ мозгового штурма.

Часто анализ проводят уже через определенное время. Можно привлечь для анализа только избранных членов команды, можно проводить его самостоятельно.

Формат ответа по кругу

Последний из предлагаемых форматов групповых обсуждений. Введите три правила при принятии группового решения. Первое правило: когда один говорит, все остальные молчат. Второе правило: высказываются строго по кругу; если хочешь сказать еще что-то, дождись, когда обсуждение вернется по кругу к тебе. Третье правило: количество кругов не ограничено. И если вы действительно будете соблюдать эти правила, вы придете к эффективному решению.